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敏捷組織:組織變革 — 敏捷「期末考」與「新嘗試」

若問起 109 學年度最讓人震撼的一天,很多 TFT人的答案應該是 5/18。

那天下午,疫情指揮中心記者會中宣布,全國各級學校隔天開始,改以線上教學、在家學習。

「全國停課了!!!!!!!!!!」知道停課消息 2 分鐘後,創辦人劉安婷在管理團隊群組發了一個充滿驚嘆號的訊息。10 分鐘後,團隊開了臨時會議,盤點組織目標,並列出工作優先順序,決議先緩下手上例行工作,專注於以下事項。

第一,讓線上教學所需資源,像是平板、行動網卡等,在最短時間送到教學第一線。同時考慮到停課對家庭可能帶來的衝擊,也讓 TFT 計畫成員視學生狀況提出「急難救助金」的申請。

第二,協同均一教育平台等夥伴,做線上教師培訓,為 TFT 計畫成員的線上教學進行增能。

第三,匯集已有資源,像是世界上其他國家在疫情期間,包括 Teach For All 及其他 NPO 的線上學習經驗,整理成一頁式網站,提供所有教師在最短時在內獲得有效資源。

兩天內,「高需求地區的停課不停學」網頁完成,至今仍有更新,網頁瀏覽量超過 6500 次。三天內,TFT 調查了現場硬體需求、聯繫捐款人、完成採購,平板送到教師手上,總計提供 150 台平板及其相關設備。

那幾天,有位女士致電 TFT,不是捐款人的她對 TFT 的疫情因應措施表達好奇,在聽完整體規劃與行動後立即成為捐款人,並回頭帶動其他同事,當晚追加近十倍的金額,這通電話為停課專案募了 100 萬元,支持 TFT 送出第一批平板。

這是我們的「敏捷期末考」

TFT 面對衝擊能夠快速回應,在極短時間內將所有軟硬體資源送到教育前線並非僥倖,早在停課之前,TFT 這一整年都將「敏捷」視為組織轉型目標,培養了靈活面對變動的能力。

執行長施惠文說,從外部情勢來看,疫情帶來全世界的變動,拉大了教育落差,卻也產生了新的教育改革,尤其在個人化學習的部分;從內部組織的觀點來思考,TFT 邁入第八年,下個階段的 TFT 要在教育生態系統中承擔更多責任,就必須產生新的動能,只做原來的、熟悉的事情是不夠的。大環境的趨勢透露的訊息是:「變動」已是必然,如何與之共存,甚至視之為助力而非阻力,是組織努力的重點目標,所以 109 學年度 TFT一直在談「敏捷」。

為了形塑新的文化與思維,TFT 嘗試調整了大家的工作模式和協作流程,一改過去用部門與職級思考工作任務的方式,改以專案制,每個人都有可能是專案帶領人,創造「非垂直發展」的影響力職涯。

「疫情對我們真的是期末考,我們講了一整年的敏捷,面對這麼大的突發狀況,我們可以怎麼應變?我們用什麼心態去應對?都在此具體表現了。」施惠文說。

董事林妍希說明,敏捷不僅是回應變化的速度快,而且還要有策略、有思考力。她觀察 TFT 近年的行動,非常 inside out(願景驅動),每個行動都有很清晰的內在目標、知道為何而做,能「以終為始」,專注達標;同時也很 outside in(接地氣),非常關注社會脈動、理解現場需求,透過各種方式做應做的事,不會一廂情願;也因此,行動都能發揮影響力。

讓敏捷落在每個微時刻

「敏捷」不僅落實在停課的因應,也在 109 學年期間的許多活動、許多決策或是執行的微時刻中。例如隨疫情三級警戒,以團隊健康為優先,立刻決定改為全員居家辦公,並提供居家辦公津貼、辦公軟硬體補助、自費疫苗接種費用補助,以及無天數限制的防疫假;例如在疫情搞得天翻地覆,幾乎所有事情都要從頭來過之時,仍然決定開每月一次的全會,溝通大家的工作價值及狀態;例如雖然許多活動改為線上,仍堅持細節與品質,線上「啟程儀式」時為了創造「同在感」,試了許多軟體後用了虛擬辦公室 Gather Town。

因受疫情影響,2021 年使用虛擬辦公室 Gather Town 舉辦第六屆暨第八屆計畫成員線上「啟程儀式」。

甚至也真的創造了危機就是轉機的故事。疫情期間,TFT 媒合沒有暑假營隊可以帶的大學服務性社團學生,和偏遠地區的孩子,辦了線上營隊,動員校友成為營隊隊輔的督導,執行團隊甚至進駐屏東,排除線上教學的障礙。這個經驗讓帶隊的大學生有專業培訓及支持系統支撐他的服務,也讓偏遠地區的孩子有更精緻豐富的營隊體驗。

「我們正站在歷史的轉捩點,這一刻選擇做什麼事,影響 20 年後的教育。」施惠文說,面對變動,組織內常常談的是變動可能帶來的改變及價值,這一雙雙看待「變動」的正向眼光,使得 109 學年度的 TFT 人一同經歷了許多不簡單,但很有盼望感的工作時刻。

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為推廣教育不平等議題,TFT 架設了故事棧,從「 TFT 計畫成員背景」、「 TFT 計畫成員在現場的故事」、「TFT 校友的故事」、「學校社區的故事」、「 執行團隊的故事」等面向紀錄多元教育現場的樣貌。若需轉載請先與我們聯絡。

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